1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
CUSTODIA GESTION
Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 5 000 €
34 place du Général de Gaulle – Bureau 3
59000 Lille – France
RCS Lille Métropole 104 133 715
E-mail : custodia@custodiagestion.fr
2. Objet de la présente politique
CUSTODIA GESTION accorde une attention particulière à la protection des données personnelles qui lui sont confiées.
La présente politique a pour objet d’informer les utilisateurs du site, prospects, propriétaires bailleurs, candidats locataires, locataires et garants sur la manière dont leurs données personnelles peuvent être collectées et traitées dans le cadre des activités de gestion locative, location et intendance immobilière.
Les traitements sont réalisés conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
3. Données susceptibles d’être collectées
CUSTODIA GESTION ne collecte que les données nécessaires aux finalités poursuivies.
Selon la situation, il peut notamment s’agir :
- des nom et prénom ;
- des coordonnées postales, téléphoniques et électroniques ;
- des critères de recherche d’un logement ;
- des informations nécessaires à l’organisation des visites ;
- des informations et justificatifs nécessaires à l’étude d’une candidature locative ;
- des informations relatives à la situation professionnelle et aux ressources lorsque leur collecte est légalement autorisée et nécessaire ;
- des informations concernant les garants ;
- des informations relatives aux biens immobiliers confiés en gestion ;
- des informations nécessaires à l’établissement et à l’exécution des baux et mandats ;
- des informations nécessaires au suivi des loyers, charges, dépôts de garantie, travaux, sinistres et relations entre bailleurs et locataires.
Dans le cadre d’une candidature à la location, CUSTODIA GESTION veille à ne demander que les pièces justificatives autorisées par la réglementation applicable.
Avant une visite, les informations demandées sont limitées aux données pertinentes pour la recherche du logement et l’organisation de la visite.
4. Finalités des traitements
Les données personnelles peuvent être traitées notamment afin de :
- répondre aux demandes formulées depuis le site ;
- rechercher et proposer des biens immobiliers ;
- organiser les visites ;
- étudier les candidatures à la location et apprécier la solvabilité des candidats dans les limites autorisées par la réglementation ;
- établir les baux et autres documents contractuels ;
- gérer les mandats de gestion ;
- assurer la gestion administrative et comptable des locations ;
- procéder au suivi des loyers, charges et dépôts de garantie ;
- gérer les travaux, interventions techniques et sinistres ;
- assurer les relations avec les propriétaires, locataires et garants ;
- gérer les éventuels impayés et contentieux ;
- satisfaire aux obligations légales et réglementaires auxquelles CUSTODIA GESTION est soumise.
5. Bases juridiques
Selon la nature du traitement, CUSTODIA GESTION traite les données personnelles sur le fondement :
- de l’exécution de mesures précontractuelles ;
- de l’exécution d’un contrat ou d’un mandat ;
- du respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
- de l’intérêt légitime de CUSTODIA GESTION ;
- ou du consentement de la personne lorsque celui-ci est requis.
6. Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui doivent en connaître dans le cadre de leurs fonctions ou de leur mission.
Selon les besoins, certaines données peuvent notamment être communiquées :
- aux propriétaires bailleurs concernés ;
- aux professionnels et prestataires intervenant dans la gestion du bien ;
- aux assureurs et organismes de garantie ;
- aux professionnels du droit et auxiliaires de justice lorsque cela est nécessaire ;
- aux administrations et organismes légalement habilités ;
- aux prestataires techniques, informatiques, d’hébergement et de messagerie utilisés par CUSTODIA GESTION, dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services.
CUSTODIA GESTION veille à limiter l’accès aux données à ce qui est nécessaire à l’exécution des prestations concernées.STION veille à ce que l’accès aux données soit limité à ce qui est nécessaire.
7. Durées de conservation
Les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment.
Leur durée de conservation est déterminée en fonction de la finalité du traitement et des obligations légales applicables.
À titre indicatif :
Données de recherche et de prospection : elles peuvent être conservées jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact.
Données permettant d’apprécier la solvabilité d’un candidat à la location : pour une candidature qui n’aboutit pas, leur conservation en base active est en principe limitée à 3 mois, sauf nécessité particulière ou obligation légale
Données relatives aux propriétaires, locataires et contrats : elles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la relation contractuelle puis, le cas échéant, archivées pendant les délais nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense des droits de CUSTODIA GESTION.
Ces deux premières durées correspondent aux exemples donnés par le référentiel CNIL relatif à la gestion locative.
8. Sécurité et confidentialité
CUSTODIA GESTION met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles et de prévenir, dans la mesure du possible, leur accès non autorisé, leur altération, leur perte ou leur divulgation.
Une vigilance particulière est apportée aux justificatifs transmis dans le cadre des dossiers de candidature à la location, compte tenu de leur caractère confidentiel.
9. Utilisation d’outils numériques et d’intelligence artificielle
CUSTODIA GESTION peut utiliser des outils numériques et, ponctuellement, des outils d’intelligence artificielle pour l’assister dans certaines tâches de rédaction, d’analyse ou d’organisation.
Lorsque ces usages impliquent le traitement de données personnelles, CUSTODIA GESTION veille à limiter les informations transmises à ce qui est nécessaire et à utiliser ces outils dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données.
Les contenus ou résultats produits avec l’assistance de tels outils font l’objet d’une vérification humaine avant leur utilisation.
10. Droits des personnes
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose, selon les circonstances, des droits suivants :
- droit d’accès à ses données ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
- droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer ces droits :
CUSTODIA GESTION
E-mail : custodia@custodiagestion.fr
Afin d’éviter toute communication de données à une personne non autorisée, un justificatif d’identité pourra être demandé lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
11. Cookies et traceurs
Le site utilise des cookies et autres traceurs nécessaires à son fonctionnement.
Lorsque des cookies ou traceurs nécessitent le consentement de l’utilisateur, ceux-ci ne sont déposés qu’après recueil de ce consentement, conformément à la réglementation applicable.
L’utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser ses choix et les modifier ultérieurement grâce à l’outil de gestion des cookies disponible sur le site.
Pour plus d’informations sur les cookies utilisés, l’utilisateur peut consulter la Politique de cookies accessible sur le site.
12. Évolution de la politique de confidentialité
La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte notamment d’une évolution législative, réglementaire ou technique, ou d’une évolution des traitements réalisés par CUSTODIA GESTION.
Dernière mise à jour : 16 septembre 2026